Sekilas tentang DBMS

Database atau basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (Database Management System – DBMS) (http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data).

Database Management System (DBMS) merupakan software yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi (Laudon dan Laudon, 2010: 240). DBMS merupakan suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna (http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_basis_data).

McLeod menyebutkan, DBMS adalah the software that establishes and maintains the logical integration between files, whether it be explicit or implicit. DBMS dapat membantu perusahaan mengelola database yang dimilikinya agar lebih teratur dan meminimalisir berbagai resiko yang muncul akibat pengelolaan database secara tradisional sehingga diharapkan proses bisnis perusahaan dapat lebih efektif dan efisien.

Menurut Laudon dan Laudon terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan file secara tradisional, yaitu:

1. Redundansi dan Inkonsistensi Data.

Redundansi data adalah adanya duplikasi data dalam beberapa file data sehingga data yang sama disimpan didalam lebih dari satu lokasi. Redundansi data terjadi ketika file kelompok yang berbeda dalam organisasi mendapatkan data yang sama secara independen dan menyimpannya secara independen juga. Redundansi data menghabiskan tempat penyimpanan data dan juga menimbulkan inkonsistensi data, dalam arti atribut yang sama mungkin mempunyai nilai berbeda.

2. Ketergantungan Program Data

Hal ini mengacu pada pasangan data yang tersimpan dalam file dan program tertentu yang dibutuhkan untuk memperbarui dan memelihara file tersebut sehingga perubahan data dalam programnya membutuhkan perubahan dalam datanya.

3. Kurangnya Fleksibilitas

Sistem file tradisional dapat mengirim laporan terjadwal rutin setelah dilakukan pemrograman yang ekstensif, tapi tidak dapat mengirim laporan khusus atau merespon kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu.

4. Keamanan yang Buruk

Kendali terhadap data dan pengelolaannya kurang, akses kepada dan penyebaran dari informasi mungkin tidak dapat dilakukan. Manajemen mungkin dapat mengetahui siapa yang sedang mengakses atau bahkan memebuat perubahan pada data organisasi.

5. Kekurangan dalam Pembagian dan Ketersediaan Data

Karena potongan-potongan informasi didalam bagian yang berbeda dari organisasi tidak dapat dihubungkan satu dengan yang lainnya, maka mustahil informasi tersebut dapat dibagikan atau diakses secara tepat waktu. Informasi tidak dapat mengalir dengan bebas melintasi daerah fungsional yang berbeda-beda atau bagian yang berbeda dari organisasi.

Akan tetapi penerapan DBMS pada perusahaan juga tidak sepenuhnya aman, karena data dijadikan terpusat, maka akan dapat diakses oleh fungsi-fungsi yang ada di perusahaan. Pengamanan bisa dilakukan dengan cara pemberian sebuah password ketika akan melakukan akses data.

Dengan menggunakan DBMS, perusahaan dapat memperkecil redundansi dan inkonsistensi data dengan cara meminimalisir file-file terpisah yang berisi data yang sama. DBMS memisahkan program dari data, membuat data dapat berdiri sendiri. DBMS memudahkan organisasi untuk mengelola data, menggunakannya, dan mengamankannya secara terpusat.

Gambar Database Management System

Sumber: http://arimma.blogspot.com/

           

Basis data menyediakan banyak tampilan tentang data, bergantung pada kebutuhan informasi dari pengguna. Adapun database personnel adalah sebagai berikut:

1. Database Administrator (DBA). Merupakan seorang ahli yang dapat mengembangkan, menyediakan, dan menjaga basis data. Tugas dari seorang DBA terdiri dari empat area yaitu planning, implementation, operation, dan security.

2. Database Programmer. Merupakan orang yang memiliki banyak pengalaman di bidang programer perusahaan. Jika dalam pemrograman terjadi kesalahan dalam database, maka konsekuensinya dapat dirasakan oleh para pengguna. Database programmer dibutuhkan dalam pembuatan efisiensi data dan memproses kode komputer.

3. End User. Merupakan pengguna akhir dari database dan menggunakan hasil yang diberikan database sebagai referensi dalam pengambilan keputusan (McLeod, 2007: 145).

Terdapat beberapa jenis DBMS yang biasa digunakan oleh organisasi,  yaitu:

1. DBMS Relasional

Basis data relasional merepresentasikan data seperti tabel dua dimensi yang disebut relasi. Tabel dapat dirujuk sebagai file. Setiap tabel berisi data tentang sebuah entitas dan atributnya (Laudon dan Laudon, 2010: 241).

Dalam basis data relasional, tiga operasi dasar digunakan untuk mengembangkan himpunan data yang bermanfaat yaitu Select, join, dan project. Perintah select membuat subset yang yang terdiri atas semua record dari tabel. Perintah join menggabungkan tabel relasional untuk menyediakan lebih banyak informasi daripada yang tersedia di dalam satu tabel. Sedangkan perintah project membuat subset yang berisi kolom dalam sebuah tabel, mengizinkan pengguna untuk membuat tabel baru yang hanya berisikan informasi yang dibutuhkan (Laudon dan Laudon, 2010: 243).

2. DBMS Berorientasi Objek

Banyak aplikasi saat ini membutuhkan basis data yang dapat menyimpan dan mengambil kembali record yang tidak hanya berisi nomor atau karakter, tetapi juga gambar, foto, suara, dan video.

Sebuah DBMS berorientasi objek menyimpan data dan prosedur yang menganggap data tersebut sebagai objek yang secara otomatis dapat diambil kembali dan dibagikan. Walaupun basis data berorientasi objek dapat menyimpan lebih banyak informasi yang rumit daripada DBMS relasional, DBMS berorientasi objek relatif lebih lambat dibandingkan dengan DBMS relasional dalam memproses jumlah transaksi atau record yang besar (Laudon dan Laudon, 2010: 243).

DBMS menyertakan kapabilitas dan perangkat untuk mengorganisasikan, mengelola, dan mengakses data dalam basis data. DBMS mempunyai kapabilitas definisi data untuk menentukan struktur dari isi basis data. Ini akan digunakan untuk membuat tabel basis data dan untuk mendefinisikan karakteristik field dalam setiap tabel. Informasi tentang basis data ini akan didokumentasikan dalam kamus data. Kamus data adalah file otomatis atau manual yang menyimpan definisi dari elemen-elemen data dan karakteristiknya.

DBMS menyertakan perangkat untuk mengakses dan memanipulasi informasi dalam basis data. Kebanyakan DBMS mempunyai bahasa khusus yang disebut bahasa manipulasi data  (data manipulation language) yang digunakan untuk menambahkan, mengganti, menghapus, dan mengambil kembali data di dalam basis data. Bahasa ini berisi perintah-perintah yang memungkinkan pengguna dan pakar pemrograman mengambil data dari basis data untuk memenuhi permintaan informasi dan mengembangkan berbagai aplikasi (Laudon dan Laudon, 2010: 245).

Ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan DBMS dalam mengelola databasenya, maka sebelumnya perusahaan harus memahami hubungan diantara data, jenis data yang akan dipelihara didalam basis data, dan bagaimana data akan digunakan.

Rancangan basis data mempertimbangkan bagaimana data didistribusikan. Ada dua metode utama dalam mendistribusikan sebuah basis data yaitu basis data terpartisi dan  basis data duplikat. Dalam basis data terpartisi, bagian-bagian dari basis data disimpan dan dipelihara secara fisik dalam satu lokasi dan bagian-bagian yang lain disimpan dan dipelihara dalam lokasi yang lain sehingga setiap prosesor remote mempunyai data yang dibutuhkan untuk melayani daerah lokalnya. Perubahan didalam file lokal dapat dicocokkan dengan basis data pusat menjadi sekumpulan basis data, hal ini sering dilakukan malam hari. Metode lainnya adalah dengan mereplikasi (menduplikasi secara keseluruhan) basis data pusatnya pada seluruh lokasi remotenya.

Sistem terdistribusi mengurangi kerentanan situs pusat yang tunggal dan besar. Sistem terdistribusi meningkatkan pelayanan dan kecepatan respon pada pengguna lokal dan sering dapat berjalan dalam komputer yang lebih kecil dan lebih murah. Namun, basis data lokal kadang-kadang dapat melenceng dari standar dan definisi data pusat, dan membawa masalah keamanan akibat mendistribusikan akses secara luas terhadap data yang sensitif. Desainer basis data harus mempertimbangkan faktor-faktor ini dalam keputusannya (Laudon dan Laudon, 2010: 276). DBMS yang sering digunakan dalam aplikasi program antara lain MySQL, Oracle, Firebird, Microsoft SQL Server 2000, Visual Foxpro 6.0, Database Desktop Paradox (http://rutaprilia.wordpress.com/2012/01/).